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「情報」はチェーンストアの血液! ムダなくスムーズに循環させるには?

あなたが出した指示連絡、渋滞していませんか?

本部に対して複数の店舗をもつ小売業では、日夜さまざまな業務指示・依頼連絡が飛び交っています。しかも、電話やメール、文書など、その連絡手段は複数にわたることが多いようです。

こうした状態を、店舗、本部それぞれの立場から見てみると、こんな感じになります。

「チェーンストアの指示はいつでも1対多の関係」であることを示したイラスト

メール、電話、ファックス…。複数の部署から、複数の手段で指示連絡がくると、店舗は混乱してしまいます。一方、本部でも、どの指示が、いつ、どの店舗から戻ってきたかを把握するだけでも一苦労。その労力が、出した指示の数だけ積み上がってしまいます。

たとえばメール連絡のコスト、計算したらこんなに?!

本部にとっては、指示連絡や督促、情報共有などさまざまな目的で気軽に出せるメールですが、店舗にとっては送られてきた内容の確認、返信などでバックヤードのPCの前に座る時間が増え、店頭でお客様と接する時間はどんどん減ってしまいます。十分に接客ができない状況では、店舗の実行力に向上を望むことも難しくなってしまうでしょう。

何気ない一通が、果たして日々どれだけのコストを生んでいるのか、ちょっとコワイですが試算してみましょう。

たとえば…

時間コストが2000円、店舗あたりで費やす時間が130分、店舗数が200店舗の場合、メールで指示を出すコストは1日あたり86万7千円になることを示したイラスト

何気ない1通が積み重なると、全店舗では、なんと1日86万7千円のコストが発生することに…!

一方、その何気ない指示を受け取った店舗側のコストが、どの程度かかるかも見てみましょう。

時間コストが2000円、店舗あたりでメール指示の実行・確認・報告にかかる時間が6時間、店舗数が200店舗の場合、メールで指示を実行するコストは1日あたり240万円になることを示したイラスト

このように、全店舗の合計で、240万円ものコストが発生することに…!

たった1日でこれだけのコストがかかっているのだとしたら、指示連絡と実行の仕組みそのものにムダがないかどうか、検討する必要がありそうですね。

グループウェア導入検討のタイミングはいつ?!

店舗数が増えてくると、それまでの口頭・電話連絡やメールなどの組み合わせで済んでいた指示も、伝達経路が複雑になっていくだけでなく、実行に必要なコストも桁違いに増えていきます。

売り場の価値を最大化する「情報」は、チェーンストアにとって、必要な場所に必要なものを届けて機能させる血液のようなもの。その「情報」をムダなくスムーズに循環させるために不可欠なのが、1対多の情報伝達をスムーズに行うためのグループウェアです。

創業以降、グループウェアを導入せずに運営されている企業もありますが、導入するとしたら、いつ頃検討するのがよいのでしょうか。

一般的に、チェーンストアの定義は11店舗からと言われていので、10店舗目出店のタイミングで、チェーストア向けグループウェアの導入を検討されることをおすすめします。

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